Perjalanan ke Inggris: Chapter 1 - Paperwork
Image courtesy: Wikimedia Commons
Alhamdulillah. Akhirnya tiba juga untuk berangkat studi ke Inggris setelah hampir setahun tertunda akibat pandemi. Meski pandeminya sendiri belum berakhir, Saya dan Istri memutuskan tidak akan mengajukan penundaan kembali. Dengan demikian, dimulailah perjalanan yang penuh tantangan, tawa dan air mata untuk sekedar menapaki jalan ke Inggris.
Tulisan ini akan kami bagi menjadi beberapa part untuk memudahkan pembaca mengambil nilai dan referensi. Hal ini didasari atas pengalaman Kami yang ternyata cukup kesulitan untuk mengkompilasi daftar persiapan-persiapan apa saja yang perlu diurus dalam memulai perjalanan ini. Silakan dinikmati dan dicermati. Kritik dan saran, juga pertanyaan, akan dengan senang hati kami terima.
Chapter 1: Paperwork
Dari hasil penelusuran Kami, banyak sekali berkas-berkas yang harus dipersiapkan untuk dapat memulai perjalanan ini secara tertib administrasi. Mulai dari pengurusan paspor dinas (selaku ASN) hingga visa pelajar yang akan kami jabarkan di bawah. Patut diingat, bahwa pengalaman yang akan kami bagikan berada pada konteks pelajar yang akan berangkat bersama dengan keluarga (istri dan atau anak) sehingga ada beberapa bagian yang mungkin dapat dilewati oleh pembaca yang berencana akan berangkat sendiri. Mari kita mulai.
1. Paspor Dinas (+ Exit Permit)
Paspor adalah kunci. Terlebih lagi untuk para ASN yang tidak bisa menggunakan paspor reguler untuk keperluan perjalanan dinas ke luar negeri (dalam hal ini tugas belajar). Paspor dinas juga adalah kunci yang menjadi akses pengurusan berkas lebih lanjut dalam daftar ini. So, make sure it gets sorted in the first time.
 |
| Paspor Dinas |
Di tempat saya bekerja, persyaratan pengurusan paspor dinas ini cukup banyak sehingga membutuhkan ketelitian ekstra dalam menyiapkan masing-masing dokumen yang dipersyaratkan. Untungnya, berkat instruksi/guidelines yang jelas serta tim administrasi tugas belajar yang responsif, pengurusannya menjadi cukup sederhana. Rinciannya sebagai berikut:
- Siapkan berkas-berkas yang diperlukan (Ijazah, transkrip, surat perjanjian/kontrak tugas belajar yang sudah ditandatangani di atas meterai, Letter of Acceptance, Letter of Guarantee/Sponsorship, SK PNS dan Kenaikan Pangkat terakhir, serta Formulir Permohonan Paspor Dinas. Jangan lupa siapkan juga pas foto berlatarbelakang putih dalam beberapa ukuran (3x4, 4x6, 3.5x4.5). Jangan lupa juga untuk melakukan scan dan copy terhadap dokumen-dokumen tersebut, just in case.
- Buat Nota Dinas dari unit kerja ke unit pengelola/administrator tugas belajar. Dalam kasus saya, unit pengelola tugas belajar adalah Sekretariat Direktorat Jenderal.
- Proses selanjutnya, pengurusan dan permohonan dokumen perjalanan dinas luar negeri (paspor dinas + exit permit) akan dilimpahkan ke tingkat Kementerian untuk selanjutnya diteruskan ke Kemensetneg (untuk penerbitan Surat Pengantar/SP Setneg) dan Kemenlu untuk penerbitan Paspor Dinas dan Exit Permit.
 |
| SP Setneg |
- Proses keseluruhan memakan waktu sekitar 1-2 bulan, bergantung pada tinggi rendahnya permohonan paspor dinas. Sedikit tips, pengurusan paspor dinas ini sudah bisa diinisiasi 4-5 bulan sebelum intake, yakni sekitar bulan April-Mei. Hindari pengurusan yang mepet dengan jadwal intake.
- Perlu diketahui, masa berlaku exit permit hanya 2 bulan. Apabila dalam jangka waktu 2 bulan tersebut, pegawai tugas belajar tidak juga kunjung berangkat maka exit permit wajib diperpanjang (lihat poin 4.a. untuk referensi lebih lanjut).
2. Tes TB (Tuberculosis Test)
 |
| TB Certificate |
Setelah paspor dinas di tangan, kita dapat melanjutkan pengurusan dokumen TB Certificate yang dipersyaratkan oleh pihak UKVI (United Kingdom Visa and Immigration) dalam aplikasi visa. Informasi detil seputar tes TB dapat di lihat di sini. Kita dapat mengunjungi beberapa klinik/RS yang ditunjuk oleh UKVI untuk melakukan tes TB.
 |
| Klinik MCU RS Premier Bintaro |
Pada Bulan Juni lalu, saya memilih melakukan tes TB di RS Premier Bintaro dengan terlebih dahulu melakukan reservasi melalui Whatsapp +62811-1599-774. Sangat disarankan untuk melakukan reservasi 3-7 hari sebelumnya untuk menghindari kepadatan antrian khususnya di bulan-bulan peak seperti Juni, Juli, dan Agustus.
 |
| SS WA Reservasi Tes TB di RS Premier Bintaro |
Untuk melakukan tes TB di RS Premier Bintaro, ada beberapa catatan yang perlu dicermati antara lain:
- Membawa PASPOR ASLI. Bukan dalam bentuk copy atau scan
- Membawa Pas Foto Berwarna ukuran 4x6 sebanyak 2 lembar
- Untuk pendaftar yang akan melaksanakan tes TB bersama keluarga, tes harus dilakukan di hari yang sama.
- Jika pendaftar dari luar kota, sangat disarankan untuk tidak membeli tiket PP terlebih dahulu untuk mengantisipasi adanya pemeriksaan tambahan.
- Anak di bawah 17 tahun wajib didampingi oleh orang tua
- Biaya tes Rp 850,000 + Rp 50,000 (APD) untuk pendaftar dewasa, Rp 450,000 + Rp 50,000 (APD) untuk pendaftar balita
- Apabila tes dilakukan di pagi hari (pukul 07.00-09.00), hasil akan keluar pada siang harinya (pukul 13.00-14.00)
3. CAS
 |
| CAS Letter |
Setelah TB Certificate telah diterima, saatnya kita mengajukan permohonan ke universitas tujuan untuk dapat menerbitkan CAS (Confirmation of Acceptance for Studies). CAS adalah dokumen yang diterbitkan oleh universitas di UK dan memuat nomor identitas unik serta informasi seputar studi yang akan kita jalani. CAS berfungsi sebagai konfirmasi bahwa universitas akan mensponsori studi kita selama di UK dan oleh karena itu, kita eligible/berhak untuk mengajukan permohonan student visa.
 |
| Request CAS melalui Portal Kampus |
Untuk memperoleh CAS sendiri cukup mudah. Biasanya kita tinggal mengirimkan email permohonan penerbitan CAS ke pihak akademik kampus tujuan. Beberapa kampus, termasuk kampus saya, memfasilitasi permohonan CAS secara elektronik melalui sistem layanan kemahasiswaan yang mereka sediakan. Cukup dengan melengkapi data diri seperti nomor paspor dan masa berlaku paspor, maka CAS sudah dapat diterbitkan. Waktu penerbitan dan masa berlaku CAS beragam tergantung kebijakan masing-masing universitas. Pada kasus saya, CAS terbit dalam waktu 2 hari setelah permohonan diajukan dan berlaku selama 6 bulan sejak tanggal CAS terbit.
4. Aplikasi Visa + IHS
Inilah tahap inti dari persiapan keberangkatan ke UK: visa! Setelah CAS berhasil diperoleh, kita dapat langsung melakukan pembuatan aplikasi visa serta pembayaran IHS (Immigration Health Surcharge) yang berguna sebagai asuransi kesehatan wajib ketika berada di UK. Pengurusan visa dapat dilakukan dengan memperoleh bantuan dari agen pendidikan terpercaya seperti IDP, IBEC, dan SUN for free of charge.
Pada awal bulan Juli lalu, saya meminta bantuan agen IDP yang menjadi konsultan pendidikan saya, Mbak Cristien untuk membuatkan aplikasi visa untuk saya, istri, dan anak saya. Adapun dokumen yang saya dan keluarga persiapkan untuk memenuhi aplikasi visa ini antara lain sebagai berikut:
 |
Checklist Dokumen untuk Aplikasi Visa |
- Seluruh dokumen milik student seperti Ijazah, Transkrip, LoA, CAS, dll turut dilampirkan sebagai lampiran aplikasi visa student dependent yang akan diajukan oleh istri dan anak.
- Proses penerjemahan dokumen dapat dilakukan melalui penerjemah tersumpah yang diakui oleh pemerintah UK (lihat daftarnya di sini). Saya pribadi menggunakan jasa IDP untuk melakukan penerjemahan dokumen-dokumen terkait dengan biaya Rp 60.000/halaman.
- Parent Consent Letter wajib dibuat, ditandatangani, dan dilampirkan oleh orang tua dari anak yang akan diajukan visa child dependent-nya.
- Per Juli 2021, Biaya visa yang saya bayarkan per paspor/pendaftar adalah USD 496. Adapun biaya IHS yang saya bayarkan per paspor/pendaftar adalah USD 1,005.09. Biaya bersifat fluktuatif mengikuti nilai tukar USD-GBP. Total biaya yang saya keluarkan untuk visa dan IHS bagi 3 orang pendaftar (saya, istri dan anak) adalah sebesar USD 4,505.7. Again, this is subject to change.
 |
| Pembayaran Visa menggunakan Jenius (mata uang USD) |
 |
| Pembayaran IHS menggunakan Jenius (mata uang USD) |
- Pembayaran dapat dilakukan dengan beberapa alternatif metode seperti kartu kredit dan debit serta paypal. Saya memilih Jenius sebagai media pembayaran visa dan IHS (disclaimer: no endorsement). Caranya cukup mudah. Cukup top-up saldo USD pada m-card dan selanjutnya anda dapat melakukan pembayaran menggunakan m-card yang sudah di-link ke mata uang USD. Jenius akan mengirimkan OTP yang akan digunakan untuk melakukan otorisasi pembayaran visa dan IHS.
- Pembayaran IHS harus terlebih dahulu dilakukan untuk dapat melakukan pembayaran dan submission aplikasi visa. Pastikan koneksi stabil dan jangan me-refresh browser pada saat transaksi pembayaran IHS sedang diproses.
- Receipt Pembayaran visa dan IHS akan masuk ke email yang didaftarkan pada aplikasi visa. Pastikan untuk menandai email tersebut karena email tersebut memuat beberapa informasi seperti Application No. (GWFxxx) serta IHS Reference Number.
- Proses selanjutnya adalah membuat BRP Appointment pada situs VFS Global. Login dengan menggunakan Application No./GWF No. dan email yang didaftarkan pada aplikasi visa.
- Pilih slot appointment dan lakukan upload dokumen-dokumen yang telan anda siapkan sebelumnya. Proses upload dapat dilakukan hingga H-2 sebelum jadwal appointment.
- Applicant juga dapat memilih beberapa add-ons layanan seperti Priority Service dan VAYD (Visa at Your Door)/ODMV (On-Demand Mobile Visa).
- Aplikasi visa standard umumnya akan diproses dalam waktu 15 hari kerja. Adapun aplikasi visa priority akan diproses dalam waktu 5 hari kerja. Tersedia juga opsi super priority yang memungkinkan aplikasi visa diproses dalam waktu 2 hari kerja. Opsi priority dan super priority service tersedia dengan biaya tambahan (lihat detil biaya di sini) dan bergantung pada ketersediaan pada masing-masing visa application center (VAC). Saat ini di Indonesia terdapat 3 VAC yakni Jakarta, Surabaya, dan Bali.
- Layanan ODMV/VAYD juga tersedia bagi pendaftar yang ingin melakukan pengambilan biometrik dari rumah saja. Pendaftar cukup melakukan reservasi dengan cara mengirim email ke alamat ukindonesiajakarta@vfshelpline.com atau premium.services@vfshelpline.com. Informasi lebih lanjut tentang layanan ini dapat diakses di sini.
5. Exit Clearance
Visa saya terbit dalam waktu 6 hari kerja. Meleset sedikit dari waktu proses yang dijanjikan oleh VFS namun tetap masih jauh lebih cepat daripada waktu pemrosesan aplikasi reguler. Lalu setelah visa terbit, pekerjaan rumah selanjutnya adalah mengurus exit clearance yang terdiri dari perpanjangan exit permit serta pengurusan penerbitan Surat Tugas Belajar serta SK Pegawai Tugas Belajar.
a. Perpanjangan Exit Permit
 |
| Exit Permit |
Dikarenakan masa berlaku exit permit saya telah berakhir per 8 Agustus lalu sedangkan visa baru terbit pada 16 Agustus yang lalu, maka perpanjangan exit permit wajib dilakukan. Dokumen yang dicantumkan antara lain hanya SP Setneg, Kartu Pegawai dan Paspor Dinas itu sendiri. Dokumen-dokumen tersebut dicantumkan sebagai lampiran dari Nota Dinas yang dikirim ke Unit Pengelola Administrasi Tugas Belajar. Karena sifatnya hanya perpanjangan, maka rantai birokrasi bisa dipersingkat dengan tidak lagi membutuhkan pengurusan Surat Pengantar ke Kemensetneg sehingga waktu tunggu untuk memperoleh Exit Permit yang baru jauh lebih singkat. Pada kasus saya, Exit Permit yang telah diperpanjang dapat diperoleh dalam waktu satu minggu sejak kelengkapan pengajuan dikirimkan.
b. SK Pegawai Tugas Belajar dan Surat Tugas Belajar
Satu (atau dua) lagi dokumen yang harus diurus setelah visa diperoleh adalah SK Pegawai Tugas Belajar dan Surat Tugas Belajar. Dua dokumen ini wajib diperoleh untuk memenuhi aspek legal administrasi tugas belajar yang ditetapkan bagi ASN. Kedua dokumen ini juga menjadi tiket bagi para pegawai Tugas Belajar untuk dapat lepas dari kewajiban kepegawaian pada unit kerja saat ini sehingga dapat mempersiapkan keberangkatan dengan lebih optimal.
Proses penerbitan SK Pegawai Tugas Belajar dan Surat Tugas Belajar ini, dokumen yang diperlukan antara lain:
- LoA dan LoG
- Kalender Akademik yang biasanya didapatkan dari portal kampus
- Salinan Paspor Dinas dan Visa
Komentar
Posting Komentar