Road to LPDP - Seleksi Administrasi (Part I)

Di tahap ini, seleksi akan dilakukan terhadap kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan oleh LPDP. Nah, karena saya memilih jalur targeted (PNS, TNI, POLRI) maka dokumen yang dipersyaratkan adalah sebagai berikut:

1. Ijazah (Asli/Legalisir)
2. Transkrip Nilai (Asli/Legalisir)
3. Surat Rekomendasi Atasan (Mengikuti Format LPDP)
4. Surat Izin dari Unit yang Membidangi SDM
5. Surat Usulan dari Unit setingkat Eselon II yang membidangi SDM
6. Surat Pernyataan Bermeterai
7. SK PNS Asli
8. Rencana Studi
9. Proposal Studi
10. Surat Sehat dari RS Pemerintah (Maksimal masa berlaku 6 bulan sejak penutupan pendaftaran)
11. Surat Keterangan Bebas Narkoba
12. Surat Keterangan Bebas TBC (Khusus tujuan Luar Negeri)
13. Sertifikat Bahasa Inggris

Ok, mari kita bahas satu-satu.

Ijazah dan Transkrip Nilai

Ijazah dan transkrip nilai adalah dokumen yang sangat mendasar dipersyaratkan dalam tiap seleksi beasiswa manapun dan bertujuan untuk menjadi basis assessment kemampuan serta histori akademik dari kandidat. Pada tahap ini, LPDP hanya mempersyaratkan softcopy dari ijazan dan transkrip nilai untuk di-upload di aplikasi pendaftaran beasiswa mereka. Adapun jenis ijazah dan transkrip nilai yang di-upload dapat berupa scan ijazah dan transkrip asli maupun salinan legalisirnya. BUT, make no mistake. Jenis ijazah dan transkrip nilai yang di-upload harus sama dengan yang akan dibawa pada saat verifikasi dokumen nantinya.

Kendala yang saya hadapi –seperti beberapa PNS lainnya- adalah ijazah saya ditahan (terkait ikatan dinas) oleh unit kepegawaian setingkat Eselon II. Saya cukup beruntung karena memiliki softcopy dari ijazah asli dan cukup untuk memenuhi persyaratan administrasi pada poin pertama ini. Namun demikian, saya harus meyakinkan diri saya bahwa ijazah asli sudah harus saya dapatkan dari unit kepegawaian tersebut sebelum proses verifikasi dokumen pada tahap wawancara dilaksanakan. Untungnya, masa tahan ijazah saya berakhir di Maret 2019 dan saya sebenarnya sudah dapat memulai proses pengambilan ijazah. Untuk mengantisipasi jalur birokrasi yang rumit, saya langsung mendatangi unit kepegawaian tersebut untuk mengambil ijazah saya secara langsung. Checked.

Surat Rekomendasi Atasan

Bagi teman-teman yang bekerja, khususnya PNS, mintalah rekomendasi kepada atasan langsung Anda dengan menggunakan format/template yang disediakan oleh LPDP. Format/template ini bisa saja berubah dari tahun ke tahun. Oleh karena itu, mengakses website LPDP secara regular hukumnya wajib.

Kembali ke Surat Rekomendasi Atasan, menurut pengalaman dan tradisi di institusi tempat Saya bekerja, atasan yang berhak memberikan rekomendasi adalah atasan langsung dengan ketentuan mnimal pejabat eselon III. Hal ini biasanya bervariasi tergantung institusi (pemerintahan/swasta) tempat Anda bekerja. Sedikit saran, mintakan rekomendasi kepada atasan langsung Anda sedini mungkin untuk mengantisipasi kejadian-kejadian yang sifatnya incidental semisal agenda dinas luar kota atasan Anda yang membuat Beliau tidak bisa menandatangani rekomendasi tersebut tepat waktu.

Secara teknis, template rekomendasi akan Anda susun draftnya dengan meminta isian dari atasan langsung Anda yang merupakan bawahan dari penandatangan surat rekomendasi (pejabat eselon IV atasan Anda). Pada kasus Saya, Saya meminta Kepala Seksi Saya untuk dapat mengisi rekomendasi sehingga nantinya Kepala Bidang Saya (pejabat eselon III) hanya menandatangani saja. Namun demikian, kondisi ini mohon disesuaikan dengan situasi atau jalur birokrasi di institusi tempat Anda bekerja.

Surat Izin dari Unit yang Membidangi SDM

Surat izin dari unit yang membidangi SDM di institusi tempat Saya bekerja dirilis oleh Sekretariat Direktorat Jenderal (Setditjen) setelah para kandidat memenuhi persyaratan administrasi yang ditetapkan oleh institusi Saya (di luar persyaratan yang dipersyaratkan LPDP). Saya cukup beruntung Setditjen melakukan seleksi administrasi dengan sangat cepat sehingga Surat Izin ini akhirnya keluar seminggu sebelum penutupan pendaftaran administrasi dan dikirimkan melalui email.

Surat Usulan dari Unit Setingkat Eselon II yang membidangi SDM

Berbeda dari dokumen sebelumnya, surat usulan ini adalah semacam surat resmi yang dikirimkan oleh unit setingkat eselon II yang membidangi SDM kepada LPDP yang berisi daftar kandidat yang diusulkan untuk mengikuti seleksi beasiswa LPDP. Surat usulan ini juga dikeluarkan oleh Setditjen. Dokumen ini cukup tricky karena belum pernah dipersyaratkan pada seleksi beasiswa LPDP di tahun-tahun sebelumnya.

Saya sebetulnya cukup deg-degan tentang surat usulan ini karena sampai ke seminggu sebelum penutupan, Setditjen belum juga memberikan keterangan/penjelasan terkait dokumen ini. Saya berinisiatif untuk menanyakan langsung ke CRM LPDP apakah surat usulan ini bisa digantikan dengan surat izin. Saat itu, CRM LPDP hanya memberikan keterangan bahwa surat usulan berbeda dengan surat izin sehingga Saya diarahkan untuk meminta langsung ke Setditjen. Alhamdulillah, keesokan harinya Setditjen mengirimkan email blast ke seluruh kandidat pendaftar beasiswa yang berisi surat usulan yang telah ditandatangani dan dicap oleh Pak Sesditjen. Cukup melegakan.

Surat Pernyataan Bermeterai

Format/template surat ini sudah disediakan oleh LPDP di website LPDP. Surat ini hendaknya ditandatangani oleh kandidat di atas meterai 6000. Sebagai informasi tambahan, keberadaan surat ini sangat penting sehingga kalau bisa jangan sampai hilang. Surat ini akan menjadi salah satu dokumen yang diverifikasi saat wawancara serta akan diminta untuk dikumpulkan kembali ketika kandidat dinyatakan lulus sebagai calon awardee dan akan mengikuti PK.

Selanjutnya: Road to LPDP - Seleksi  Administrasi (Part II)