LoA: My Story

Setelah resmi dinyatakan lulus seleksi substantif LPDP 2019 pada tanggal 20 Desember 2019, saya mulai menyusun rencana untuk merealisasikan impian berkuliah di luar negeri. Beberapa hari sebelumnya, saya sudah mendapatkan hasil dari tes IELTS saya dan alhamdulillah nilainya cukup sebagai bekal untuk mendaftar universitas.

LoA / Letter of Acceptance / Offer Letter adalah surat resmi yang dikirim oleh universitas kepada pendaftar yang pada prinsipnya menyatakan bahwa pendaftar telah diterima di universitas tersebut. LoA terbagi 2 yakni conditional dan unconditional. So, what's the difference?

LoA Conditional

Pada dasarnya LoA ini menyatakan bahwa pendaftar telah diterima di universitas yang merilis LoA. Akan tetapi, pendaftar tersebut harus melengkapi beberapa persyaratan administrasi agar slot/kuota yang ditawarkan oleh universitas dapat dialokasikan secara permanen ke Sang pendaftar. Biasanya terdapat batas waktu yang ditetapkan oleh universitas kepada pendaftar untuk dapat melengkapi kekurangan dokumen/persyaratan yang disebutkan dalam LoA. Contoh kekurangan dokumen misalnya belum di-submitnya sertifikat IELTS, translasi ijazah pendaftar dalam Bahasa Inggris, dll. Setelah dilengkapi, maka status LoA Conditional akan berubah menjadi LoA Unconditional.

Apa konsekuensi apabila tidak memenuhi kekurangan dokumen tersebut? Jelas, slot yang tadinya dialokasikan kepada Sang pendaftar akan dialihkan kepada pendaftar lain yang lebih qualified  dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh universitas. 

Di samping konsekuensi tersebut, umumnya pemegang LoA Conditional belum berhak untuk melakukan booking akomodasi yang disediakan kampus.

LoA Unconditonal

On the other hand, LoA Unconditional yang dirilis oleh universitas memberikan semacam jaminan tempat untuk dialokasikan kepada Sang pendaftar dengan syarat: Menerima Offer yang termaktub di dalam LoA Unconditonal. Selain itu, dengan memegang atau bahkan menerima tawaran yang ada di dalam LoA Unconditional akan mengaktifkan beberapa privileges bagi pendaftar dalam mempersiapkan studinya di universitas tersebut seperti hak untuk melakukan booking akomodasi serta berpartisipasi dalam webinar/event yang diselenggarakan oleh kampus bagi para offer holders. Selain itu, di United Kingdom, menerima tawaran dalam LoA Unconditional (dan membayar deposit fee pada beberapa kasus) akan mengaktifkan hak untuk mendapatkan CAS (Confirmation of Acceptance for Studies) yang nantinya akan digunakan pada proses pengajuan visa Student Tier 4. LoA Unconditional juga (konon) membuka peluang bagi pemegangnya untuk memenangkan beasiswa terbuka seperti LPDP (Ini tidak terkonfirmasi ya, hanya berdasarkan desas-desus yang beredar).

Seperti ini kira-kira contoh LoA Unconditional

LoA yang saya dapatkan dari Queen Mary University of London (QMUL), UK

LoA yang saya dapatkan dari RMIT University, Australia

Apa saja syarat untuk mendapatkan LoA Unconditional?

Berdasarkan pengalaman saya dalam mendaftar ke University of Glasgow, RMIT University dan Queen Mary University of London, persyaratan yang umumnya ditetapkan di ketiga universitas tersebut antara lain:

1. Ijazan dan Transkrip Nilai pendidikan terakhir

Ijazah dan Transkrip Nilai yang disubmit berupa softcopy dari dokumen Asli serta versi terjemahan dalam Bahasa Inggrisnya (apabila Ijazah dan Transkrip tidak ditulis dalam Bahasa Inggris). Lantas bagaimana dengan Ijazah dan Transkrip yang ditulis secara bilingual (Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris)? Jawabannya: tidak perlu diterjemahkan lagi.

Patut diperhatikan bahwa terjemahan yang diakui adalah terjemahan asli yang disediakan oleh universitas tersebut ATAU terjemahan yang dilakukan oleh Penerjemah Tersumpah (Sworn Translator). Harap perhatikan daftar Sworn Translator yang diakui oleh Kedubes UK. Hal ini dikarenakan segala bentuk terjemahan yang dihasilkan selain dari dua sumber di atas tidak akan diakui.

2. Sertifikat Bahasa

Umumnya berupa TOEFL IBT dan IELTS Academic dengan nilai sesuai dengan batas nilai yang ditetapkan oleh universitas. Batas nilai dari kemampuan Bahasa Inggris ini dapat berbeda tergantung program studi dan negara asal pendaftar. Untuk lebih pasti, silakan akses informasi terkait di website resmi universitas.

3. Paspor

Sediakan softcopy halaman Paspor yang memuat identitas diri. Harap diingat untuk selalu meng-upload Paspor yang masih berlaku. Khusus untuk PNS, paspor yang digunakan untuk pendaftaran dapat menggunakan paspor biasa (non-paspor dinas).

4. Curriculum Vitae

Softcopy dari CV yang memuat informasi tentang kita. Masukkan informasi terkait data diri (nama, nationality, nomor ponsel, email, akun linkedin, dll), riwayat pendidikan (kampus, fakultas, gelar, IPK, tugas akhir/skripsi, dll), riwayat pekerjaan (tempat kerja, jabatan, tahun), riwayat workshop/training/conference, serta skillset yang relevan dengan program studi tujuan. Rangkum keseluruhan informasi tersebut secara padat namun readable. Be advised, cukup 1 lembar A4 saja.

5. Personal Statement / Statement of Purpose / Motivation Letter

Dokumen ini berisi pernyataan pendaftar dalam bentuk essay yang mendukung proses pendaftaran di program studi dan universitas. Umumnya mencakup informasi terkait latar belakang pemilihan kampus dan program studi, relevansi dengan pekerjaan/background pendidikan terakhir, tujuan studi, serta expected outcome pasca studi. Biasanya dituliskan dalam 400-500 kata (1 halaman A4). Keep this in mind: Only put relevant information.

6. Reference Letter

Last but not least, Surat Referensi yang ditulis oleh dosen pembimbing kita/supervisor/atasan langsung kita di tempat kerja. Biasanya diminta sebanyak 2 reference letter. Banyak yang mengkombinasikan surat referensi ini dengan cara meminta referensi dari dosen maupun atasan. Akan tetapi, bagi pendaftar yang telah bekerja setidaknya 5 tahun dapat mengajukan 2 reference letter yang ditulis oleh pihak profesional (atasan) sebagaimana yang saya lakukan. Pastikan reference letter mengandung rekomendasi kuat yang mendukung aplikasi pendaftaran serta dituliskan di headed paper (Surat Berkop Resmi) dengan cap basah dari institusi pemberi referensi.

Reference Letter yang saya dapatkan dari Kepala Unit Kerja saya

Pengumuman Hasil Pendaftaran / Rilis LoA

LoA akan dirilis dalam jangka waktu bervariasi sesuai kebijakan masing-masing universitas. Normalnya akan dikirim dalam waktu 1-6 minggu bergantung pada waktu pendaftaran (awal periode/akhir periode) serta tingkat kompetisi antar pendaftar itu sendiri.

So, guys, that's all about LoA. I got mine. Good luck for getting yours!